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企业档案电子化建设交流活动

2017/03/25

为了完善公司档案的信息化建设工作,323日下午,集团办公室邀请越秀区档案局的何局长、梁主任、白科长、马科长、蔡科长一行到公司会议室进行档案信息化建设工作的指导和交流。

交流活动正式开始,高书记首先表示我们金辉公司很希望越秀区档案局在企业档案电子化工作方面给予一定的指导,希望通过覆盖公司各个部门的档案电子化管理使得公司的档案资料查询或使用起来更加快捷便利,使得档案资料在全公司范围内的共享更加容易处理。2016年公司档案室的同事已经很努力把各种资质证书扫描出来上传到泰坦软件上,但由于软件的版本太低,达不到预期的效果。如果金辉公司想完整系统地去做档案电子化,那么我们首先应该开展哪一部分的工作?并就我司档案室提供的改进方案稿征询越秀区档案局一行的建议。

对此,越秀区档案局的领导友好地一一解答,并提供了建议供我们参考。软件方面建议再找一两家在业内有成功服务案例的公司报价,“货比三家”后选择一家最专业的。然后有针对性地向该软件公司提出自己的具体要求和希望达到的效果,并对其一再强调使用该软件服务后一定要看到档案工作效率的提高或实现企业效益的提升,否则不值得投入太多的资金。他们表示目前正在使用的是中信公司的软件,该软件能够实现档案与OA的直接对接,也就是OA上的日常流转的文书不需要重新扫描就可以通过端口对接自动归档到档案软件,这就大大提高了档案工作的效率。

交流过程中,双方都一再强调档案电子化是一项基础性工作,在企业日常运作过程中起到很重要的支撑作用。高书记更是指出当企业其他方面的工作都有软件系统的支持并且不断更新或升级,如HR系统的搭建、财务软件的升级,使其工作效率不断提升,这时档案工作由于没有软件系统的支持就会显得工作效率极其低下,因此必须实现档案电子化建设。

然后,越秀区档案局的同事还介绍了档案软件与企业OA对接的一些功能。譬如账户登录、阅读权限等限制档案的阅读范围,使得档案保密程度更高。需要调用档案资料时必须通过严格的审批流程。此外,借助档案软件,档案使用流程也会更加清晰,可以有效规避档案的遗失,实现档案的规范化管理。此外,他们建议我司开展档案电子化应从平时经常使用的资料入手,如合同、资质证书、标书、奖牌等。考虑到企业的实际经济情况,对于档案电子化也可以考虑分年投入。

最后,越秀区档案局一行表示在档案电子化工作开展过程中遇到任何问题都可以随时向他们咨询,他们很乐意随时提供自己的建议。我司也衷心表达了对越秀区档案局一行莅临参与这次指导交流活动的谢意。

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